Chystáte se otevřít dveře své firmy, školy či organizace? Skvělá příležitost... i když možná trochu strašák z hlediska organizace? Den otevřených dveří je fantastická šance ukázat se v tom nejlepším světle, navázat nové kontakty a posílit vztahy. Ať už chcete přilákat nové klienty, studenty, zaměstnance nebo jen posílit povědomí o své značce, dobře připravená akce může přinést skvělé výsledky. Jak ale zajistit, aby váš den otevřených dveří nebyl jen formální prohlídkou, ale skutečným zážitkem, na který budou hosté rádi vzpomínat?
Klíčem je příprava (bez ní to jde těžko)
Základem úspěchu je pečlivé plánování. Zní to jako klišé, ale je to pravda. Je důležité si nejprve ujasnit, čeho chcete akcí dosáhnout a koho chcete primárně oslovit – podle toho pak přizpůsobíte veškerou komunikaci i samotný program. Nezapomeňte na realistický rozpočet (ten se málokdy nafoukne sám), výběr vhodného termínu a místa, a především na efektivní propagaci, aby se o vaší akci dozvědělo co nejvíce relevantních lidí. Důležitou součástí je také připravený a vstřícný tým, který bude návštěvníkům k dispozici s úsměvem, potřebnými informacemi.
Proměňte prohlídku v zážitek (ať si neodnesou jen letáky)
Místo pasivní prohlídky nabídněte hostům možnost zapojit se a odnést si skutečný dojem. Skvěle fungují interaktivní prvky, jako jsou praktické workshopy, kde si návštěvníci mohou něco sami vyzkoušet, nebo živé ukázky vašich produktů či služeb v akci – zkrátka něco, co rozproudí krev a nenechá nikoho usnout ve stoje. Zvažte také soutěže, kvízy nebo moderní technologie jako virtuální realitu, které mohou akci ozvláštnit a zaujmout.
Důležitou roli hraje také celková atmosféra a program. Příjemná hudba, ať už živá nebo pečlivě vybraná reprodukovaná, dokáže navodit tu správnou náladu. Místo potenciálně nekonečných monologů o historii firmy (i když je jistě fascinující) zkuste zařadit kratší, dynamické vstupy, pozvání zajímavého hosta nebo nabídku tematicky zaměřených prohlídek. Nepodceňujte ani vizuální stránku – promyšlená výzdoba, kvalitní osvětlení a třeba i vytvoření příjemné chill-out zóny přispějí k tomu, aby se u vás hosté cítili dobře.
občerstvení nemusí být jen povinnou položkou. Může se stát dalším příjemným zážitkem, protože láska (i ta k vaší značce) často prochází žaludkem. Místo klasiky můžete překvapit nabídkou kvalitní kávy od profesionálního baristy, originálními nealko drinky, lehkými a moderními pokrmy nebo třeba navázat spolupráci s lokálním food truckem. Nápadité občerstvení ukazuje péči o detail.
Na co si dát pozor (aby se nekonala „Mission Impossible“)
I mistr tesař se někdy utne, a na dni otevřených dveří číhá pár drobných pastí, které je lepší s přehledem obejít. Patří mezi ně především přehledné značení prostor, aby hosté nebloudili zbytečně dlouho a netrávili čas hledáním správných dveří místo networkingu. Klíčový je také dobře informovaný a ochotný personál. V neposlední řadě dvakrát (nebo raději třikrát) ověřte funkčnost veškeré techniky pro případné prezentace a zajistěte dostatečné zásoby občerstvení a materiálů po celou dobu konání akce.
S námi to zvládnete (bez zbytečného stresu)
Den otevřených dveří je skvělou příležitostí, jak se prezentovat a navázat cenné kontakty. Vyžaduje však pečlivé plánování a kreativní přístup k realizaci. Pokud hledáte partnera, který vám s organizací pomůže, převezme starosti na svá bedra (a že jich u plánování eventů umí být!), zajistí, aby vše proběhlo hladce a zanechalo ten nejlepší dojem, neváhejte se obrátit na MARY & POPP’S AGENCY. Postaráme se o každý detail – od nápadu až po úspěšnou realizaci – a vytvoříme pro vás den otevřených dveří, který bude plný pozitivních zážitků a splní vaše cíle.
Veronika Vydrová
Social media manager
