Bezpečná konference v době koronavirové

Lukáš Havelka08.03.20213 min.Firemní akceZpět na výpis článků

Už je to rok, co se v České republice zastavil život díky pandemii koronaviru. První případ v České republice se objevil 1. března 2020. Již rok musíme místo osobního kontaktu využívat webkameru, sluchátka s mikrofonem a místo očního kontaktu udržujeme kontakt s monitorem. Při příležitosti tohoto výročí jsme v agentuře dali hlavy dohromady a zamysleli se nad tím, jak realizovat bezpečnou konferenci, jakmile to vládní opatření umožní. Vezměte si voňavou kávu, pohodlně se usaďte a pojďte se s námi podívat na výsledky našeho zamyšlení.

Fáze první – přihláška

Příprava je 90% úspěchu. U offline akce v roce 2021 to bude platit ještě tolikrát více, kolik bude na akci účastníků. Proto se musíme připravit na to, že místo preferovaného druhu občerstvení, které si účastník konference dá při coffee breaku, bude muset účastník při přihlašování vyplňovat své zdravotní informace. Důležité pro nás bude vědět, zda patří účastník do rizikové skupiny či byl již očkován na COVID-19. Tyto informace jsou klíčové pro zajištění bezpečnosti v místě konání konference. Z bezpečnostních důvodů nedoporučujeme na konferenci účast osob z rizikové skupiny bez potvrzení o absolvování kompletního očkování vakcínou, která má licenci od EMA (Evropské lékové agentury). Kompletním očkováním je myšleno očkování ukončené, tedy aplikování obou dávek vakcíny u vakcín, které vyžadují dvoudávkovou aplikaci pro zajištění plné ochrany, a vystavení odpovídajícího certifikátu očkovacím centrem. Také lze očekávat, že kromě GDPR a Newsletteru se v přihlašovacím formuláři objeví i políčko „zavazuji se k dodržování vládních nařízení platných v den konání konference“.

Fáze druhá – Příjezd

Den D nastal! Vláda rozvolnila opatření a vaše vybrané datum nastalo. Pojďme si říct, co všechno je potřeba zajistit, aby byla konference bezpečná. Nejdříve bude potřeba zajistit dopravu účastníků na místo konání konference. Doporučujeme, aby účastníci využili dopravu vlastním dopravním prostředkem, například osobním automobilem. Důrazně také doporučujeme cestovat individuálně, maximálně ve dvojicích. Pokud nemáme možnost využít individuálních dopravních prostředků a potřebujete účastníka dopravit na místo konání konference například z letiště, doporučujeme pro každého účastníka využít individuální formu dopravy. Tím rozumíme využít jedno vozidlo na jednoho účastníka. Ihned po příjezdu na místo konání konference je potřeba poskytnout účastníkovi kvalitní dezinfekční gel pro důkladnou dezinfekci rukou. Poté bude účastník vyzván, aby předal potřebné dokumenty nutné pro účast na konferenci, těmito dokumenty jsou: čestné prohlášení o bezinfekčnosti, potvrzení o absolvování kompletního očkování nebo negativní PCR test starý maximálně 24 hodin. Také doporučujeme u každého účastníka po příjezdu provést antigenní rychlotest na COVID-19. Pokud by byl výsledek neprůkazný či snad pozitivní, je nutné provést ještě kontrolní test metodou PCR a do obdržení výsledku testu izolovat danou osobu od ostatních účastníků.

Fáze třetí – Ubytování a stravování

Pokud je konference vícedenní, je potřeba pro účastníky zajistit kvalitní a bezpečné ubytování. Doporučujeme ubytovávat účastníky pouze po jedné osobě na pokoji. V ubytovacím balíčku by kromě mýdla, ručníku, zubní pasty a kartáčku na zuby, neměla chybět lahvička dezinfekčního gelu a náhradní respirátor s minimální účinností FFP2. Ohledně stravování, ideální je možnost doručení a konzumace jídla přímo na pokoji bez nutnosti se potkávat v restauraci ubytovacího zařízení. Pokud to není možné, určitě trvejte na zajištění jednoho stolu pro každého účastníka nebo vyhrazení minimálně dvoumetrové vzdálenosti mezi jednotlivými účastníky u jednoho stolu.

Fáze čtvrtá – konference

Účastníci jsou již ubytovaní, všechny dokumenty jsou vyřízené, je čas zahájit konferenci. Základní požadavek pro bezpečnou konferenci je dostatek prostoru, aby bylo možné dodržovat dvoumetrové rozestupy. Pokud to prostor umožňuje, doporučujeme také instalovat plexisklo kolem každého účastníka, čímž zajistíme ještě vyšší ochranu. Každý účastník je vybaven respirátorem třídy FFP2, který má na sobě během celé konference. Každému účastníkovi je nutné poskytnout vlastní lahvičku s dezinfekčním gelem a náhradí respirátor FFP2 pro případ, kdy by byl potřeba vyměnit. Ať už z důvodu, že byl nošen déle, než povoluje výrobce, tak z důvodu selhání uchycení respirátoru. V případě, že je konference na více dní, doporučujeme zajistit dostatek antigenních testů a každé dva dny všechny účastníky konference podrobit testování. Pokud by byl výsledek neprůkazný či snad pozitivní, je nutné provést ještě kontrolní test metodou PCR a do obdržení výsledku testu izolovat danou osobu od ostatních účastníků.

Ke každé konferenci také patří coffee break. Z bezpečnostních důvodů, kdy je důležité omezit lidský kontakt na minimum, doporučujeme uskutečnit coffee break formou osobního balíčku, který dostane každý účastník a který si zkonzumuje na svém místě.

Par slov na závěr

Doufáme, že vám náš návod pomohl vytvořit si představu, jak budou konference vypadat po rozvolnění a jak vytvořit bezpečnou konferenci. Doufáme, že se nemůžete offline konferencí dočkat stejně jako my. 


Pokud plánujete konferenci, kterou chcete udělat bezpečně a kvalitně, 
a potřebujete spolehlivou agenturu, která vám zajistí bezpečnou
a profesionální konferenci, neváhejte nás kontaktovat a my
Vám připravíme  nabídku přesně podle vašich přání a požadavků. 

Lukáš Havelka 
Stážista 
E: info@marypopps.cz 

Spolupracovali jsme s